+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Порядок оформления и регистрации исходящих документов

Активировать демодоступ. Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные. Документооборот в организации — это система, состоящая из внутренних, входящих поступающих извне и исходящих отправляемых документов. От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация исходящих документов

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как прошивать документы?

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы см. Проект документа составляется секретарем или другим сотрудником и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре.

Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

При рассылке документа более чем в четыре адреса секретарь готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа. Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправление документов осуществляется централизовано экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в день получения от структурных подразделений или не позднее следующего рабочего дня.

Не допускается отправление или передача документов без их регистрации в канцелярии. Внутренние документы — это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы см. На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы.

Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу.

Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними. Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю.

Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы сведения, справки и т.

Файловый архив студентов. Логин: Пароль: Забыли пароль? Email: Логин: Пароль: Принимаю пользовательское соглашение. FAQ Обратная связь Вопросы и предложения. Добавил: Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам. Харьковский гуманитарный университет Народная украинская академия.

Регистрация документов. Скачиваний: Порядок обработки исходящих документов Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Составление проекта документа исполнителем. Согласование проекта документа с компетентными лицами. Проверка правильности оформления проекта документа. Подписание документа руководителем. Регистрация документа. Отправка документа адресату. Подшивка второго экземпляра копии документа в дело. Схема движения исходящего документа Передача документов внутри организации Внутренние документы — это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения.

Составление проекта документа. Проверка правильности оформления. Передача документа секретарю. Контроль его исполнения. Подшивка исполненного документа в дело. Схема движения внутреннего документа Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Открыть и скачать онлайн.

Порядок обработки исходящих документов

Вид основного раздела журнала:. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Документы нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер документа заносится в графу 1. Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел.

Порядок оформления и регистрации исходящих документов

В ходе подготовки проекты исходящих до кументов совершают ряд перемещений из одной инстанции в другую. Этот процесс должен быть организован так, чтобы с документами совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом. Подготовка документа начинается с составления его проекта, на согласование которого, как правило, уходит много времени. Нередки случаи, когда согласование является перестраховкой и не вызвано действительной деловой необходимостью. Для ускорения процесса подготовки документа целесообразно совместить во времени согласование его проекта. Для этого документ размножают, а полученные копии одновременно передают во все инстанции должностным лицам , участвующие в согласовании.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Общие правила (требования) создания и оформления документов в организации
Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы см.

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих. Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо. Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо — не письмо, а только его проект.

Журнал регистрации исходящих документов

.

.

.

Порядок работы с исходящими документами, т.е. с документами, 0 составление проекта документа;; 0 проверка правильности оформления проекта о документе вносятся в «Журнал регистрации исходящих документов».

Исходящие документы в организации

.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. kanwiese

    Пишите Ваше мнение в комментариях??

  2. herhoti

    Объяснили внятно! Спс!

  3. Мир

    Приставы имеют права отменять все сделки купли продажи имущества за последний год.Это не поможет ! Поможет пай

  4. Андрей

    2 підрозділ 10 доповнити пунктом 49 такого змісту:

© 2018-2019 philos-osu.ru